אחת התוכנות שיכולות לעזור לנו בניהול עסק, בין אם מדובר בתוכנה בה אנחנו נעזרים דרך אנשי מקצוע שכירים ובין אם מדובר באנשי מקצוע חיצוניים שאנחנו מעסיקים, היא תוכנה שמתעסקת ומטפלת בכל הנושא של הנהלת חשבונות.
למעשה, היום במרבית העסקים, כולל בעסקים קטנים, אנחנו נמצא שימוש נרחב בתוכנות להנהלת חשבונות אשר מותאמות לעסק על פי פרמטרים ופונקציות שונות. מדובר בתוכנות אשר מאפשרות לספק את כל המידע והכלים בשביל לנהל את העסק בצורה טובה, מדויקת, שקופה ונכונה. אלמלא אותן תוכנות, הרי שהיינו צריכים לנהל את העסק שלנו באמצעות שימוש באמצעים אחרים, בין אם מדובר בחישובים שאנחנו נבצע בעצמנו על נייר ובין אם באמצעים ממוחשבים הרבה יותר “פרימיטיביים”.
לפני שנסביר כיצד תוכנת הנהלת חשבונות יכולה לעזור לנו לנהל את העסק ואת כל נושא החשבונות, חשוב להסביר נקודה משמעותית. השימוש בתוכנה יכול להיות אפקטיבי אך ורק אם אנחנו לומדים כיצד לעבוד איתה נכון, אם אנחנו משתמשים בה באופן מלא ומדויק, וכמובן אם אנחנו מבצעים את כל התהליכים בצורה נכונה, עקבית ושקופה. אם אנחנו לא נפעל כך, סביר להניח שיהיה לנו מאוד קשה עד בלתי אפשרי להפיק תועלת מהתוכנה.
כיצד התוכנה יכולה לעזור
בעיקרון תוכנת הנהלת חשבונות עוזרת בכל מה שקשור לניהול הספרים והחשבונות של העסק. זה אומר, משכורות, תשלום לספקים, עבודה מול לקוחות, תשלומי מס, ביטוח לאומי, מע”מ, תשלומים שונים שאנחנו נדרשים לבצע. כאשר תוכנות היום כוללות גם את כל הנושא של המלאי, חוסרים, כל מה שקשור לניהול עובדים ועוד. למעשה, אנחנו יכולים לנהל את כל העסק דרך התוכנה.
מעבר לכך, שהן מאפשרות לנו לייצר מאגר נתונים מלא וכן לבצע עבורנו את כל החשבונות הנדרשים, אזי שהתוכנות גם מאפשרות לשלוח נתונים ומידע לכל מי שאנחנו צריכים, להוציא דוחות, לבצע מעקבים, השוואות, לנתח נתונים ומן הסתם, על בסיס כל זה, אנחנו יכולים לקבוע את התקציב שלנו ועל כן גם לקבל החלטות בצורה מושכלת ונכונה שתעזור לעסק שלנו.
